Принципи роботи у безсистемному підприємстві

Отже, спробуємо розглянути процес від початку. Ви шукаєте роботу. Кадрова агенція пропонує якусь вакансію. Насамперед варто з'ясувати, а що ж роботодавець конкретно розуміє під посадою, на яку шукає кандидата. Тобто, запропонуйте надати вам функціональні обов'язки тієї посади, яку вам пропонують. Пояснення цій вашій вимогі просте: кожне підприємство у загальноприйняті та загальновідомі назви посад вкладає своє власне розуміння. З практики, конкретна посада менеджера торгового відділу, розуміється одними підприємствами як організатор і керівник підрозділу, за іншими розуміння інше – менеджер має продавати і саме поняття «менеджер» сприймається не як професія, бо як ранг співробітника службовими сходами. Відповідно, набір функцій, який підприємство покладає на цю посаду у цих двох випадках, серйозно відрізнятиметься. Навіть, начебто зрозуміла посада «продавець», може містити різні функції. В одних підприємствах, під цим мається на увазі співробітник, який дає консультації покупцям у торговому залі, в інших – робота за прилавком та робота з касовим апаратом (насправді це вже поєднання двох занять – продавець та касовий оператор), у третіх до функцій продавця, крім функцій касового оператора, додають функції закупника, тобто. Продавець магазину формує замовлення постачальникам і робить саме замовлення. Тому, надати вам функціональні обов'язки посади, яку вам пропонують, письмово – цілком обґрунтована, логічна та раціональна вимога. У випадку, якщо на вашу вимогу вам одразу і легко надають ваші майбутні функціональні обов'язки, то у вас з'являється надія, що на підприємстві, яке запропонувало цю посаду, працює система. Чому надія, а не впевненість? Тому що наявність інструктивних матеріалів на підприємстві ще не гарантує, що ці інструктивні матеріали виконуються. Однак сам факт їхньої наявності вже обнадіює. Якщо вам їх не надали – ви вже отримали інформацію про те, що пропозиція вакансії надійшла від однозначно безсистемного підприємства. Що у цьому корисного? Ви вже на цьому етапі поставили діагноз і можете ухвалювати обдумане рішення: йти чи не йти.

Якщо ваше рішення позитивно і все-таки ви готові ризикнути працювати в безсистемному підприємстві, то який ваш план дій з виживання в такому підприємстві? План наступний:

1й етап – зміцнення позицій свого посадового робочого місця;

2й етап – розширення зони на суміжні посадові робочі місця, з якими вам доведеться безпосередньо контактувати у процесі виконання своєї роботи;

3-й етап – ініціація будівництва системи у всьому підрозділі, до якого належить ваша посада;

4-й етап – ініціація побудови системи у всьому підприємстві.

Тепер по черзі.

1-й етап. 

Будуємо свої укріплені позиції. Окопатися, забетонуватися і наїжачитися. Розставляємо маленьке мінне поле. Вимагаємо від керівництва, хоч би усно, чітко викласти функціональні обов'язки. Потім викладаємо їх письмово і домагаємося затвердити їх підписом керівництва. Не варто очікувати, що керівник віднесеться до цього заходу доброзичливо. Можливі різні реакції - від поблажливої усмішки, мовляв те, що ви намагаєтеся написати, і так навіть дитині зрозуміло і нема чого папір на це перекладати, до гнівного твердження, що ви, замість того, щоб працювати, займаєтеся всякою фігнею. Нехай вас це не турбує і не зупиняє. Це закономірна та прорахована реакція. Поясніть, що ви лише хочете переконатися, що правильно зрозуміли те, чого від вас чекає керівник. Паралельно будуємо лінії комунікації навколо себе – створити навколо свого робочого місця зону, де можливе лише письмове службове спілкування. Не передавайте заявки, прохання та вимоги або просто інформацію усно та по телефону. Все виключно письмово. Так само привчайте оточуючих спілкуватися із собою лише письмово. Ігноруйте усну форму спілкування по службі. Жодної реакції. Причому обов'язково поставте оточуючих про це і неодноразово, при кожному зручному випадку, і безперервно (не пошкодуйте на це сил) пояснюйте необхідність цього і зручність для всіх. Пояснюйте та пояснюйте. Тут також ви зустрінете протидію з боку співробітників. Насмішки про нісенітницю, якою ви займаєтеся, звинувачення в тому, що письмове спілкування руйнує приятельські стосунки та приємну атмосферу в колективі, вас назвуть бюрократами тощо. Загалом навколо вас почне все кипіти і булькати. Перша реакція – це вас може налякати. Даремно. Тому що ви й не здогадуєтеся, що ви вже здобули першу перемогу. Вас вже сприйняли і ви вже стали причиною позитивних змін, що почалися. Перша ознака – оточуючі співробітники вже не можуть ігнорувати вас. Більше того, всі вже стурбовані тим, що відбувається, причиною якого стали саме ви. Їм уже доводиться щось писати, фіксувати на папері, і що чималоаж вони вже думають про це. Вони вже обмірковують Систему, про яку й уявлення не мали до вашої появи! Крім того, ваш керівник, який, може, теж був противником системи, як мінімум не може цього ігнорувати. Адже він сам щось підписав. А начхати те, під чим сам підписався, йому буде важко, т.к. не хочеться відчути себе безглуздо. Вітаємо. Переходьте до другого етапу. Перший бій ви вже виграли.

2-й етап. 

Продовжуйте дії першого етапу. Зробіть для свого посадового робочого місця вже повноцінні функціональні обов'язки та посадові інструкції. Не забудьте їх затвердити у керівника. На цьому етапі твердження вже не повинно викликати велику протидію. Керівник уже, як мінімум, звик до думки, що ви дивак і продовжуєте свої дивацтва. Також, не забуваємо, що службове спілкування підкреслено письмове. До цього моменту всі оточуючі це сприйматимуть як дивну, але невинну гру. Ось тепер і настав найкращий момент для нової атаки. Спробуйте домовитися з посадовими робочими місцями, що оточують вас, про те, як ви будете взаємодіяти з тих чи інших питань, тобто спробуйте їм проштовхнути системну взаємодію. Спочатку в усній формі. Причому обов'язково акцентуйте на тому, наскільки це зручно для них. Потім, як і решта, викладіть це на папері. Дайте їм почитати і, як би, погодьте цей письмовий варіант із ними. У той момент, коли вам вдалося це зробити, вважайте, що ви здобули другу перемогу – ви пристебнули до свого системного огризку прилеглі території. У тому, що через нетривалий проміжок часу їм цей спосіб роботи сподобається, можете не сумніватися. Більше того, коли вони спробують його, вони відчують себе в багатьох питаннях набагато спокійніше. А чого тільки люди не готові віддати за спокій? Гра продовжується! А ви все виграєте…

3-й етап. 

Після того, що ви наробили у перших двох етапах, у вас вже є не тільки про що розповісти, а й що показати. Зокрема, ви наочно можете показати, як це працює, і не просто десь, а саме на певній ділянці даного підприємства. Ви можете вже послатися на інших співробітників, які брали участь у цьому заході. Ви можете показати результат. І це все вже складає базу старту третього етапу. Тепер можна звернутися до керівника відділу із пропозицією створити та запустити це в рамках цілого відділу. У чому його інтерес? А в тому, що тепер, якщо створити систему у відділі, робота стане набагато простішою та приємнішою, тепер це не каторга.

Керівник: «А хто сказав, що це хоч щось дасть?».

Ви: «А ось подивіться. Тут ми це зробили та отримали результат».

Керівник: "А хто ж створить ці інструкції?".

Ви: «Можу я».

Керівник: «Ну, то давайте спробуємо!»

Тепер ви отримали карт-бланш на створення системи в цілому відділі. Отож і створюйте її. Причому на цьому етапі, логічно, щоб це збудувати, ви вже можете і повинні вимагати для себе додаткових повноважень. І після їх отримання вам і карти в руки! Наважуйтеся! Створюйте!

4-й етап. 

Після роботи побудованої вами системи в рамках одного відділу якийсь час і, що само собою зрозуміло, на його території, вже неможливо, щоб всі підрозділи підприємства не звернули увагу на зміни, що відбуваються. Ті, хто спробували і їм сподобалося, стають на ваш бік і самі починають пропагувати Систему. Далі – справа часу. Рано чи пізно на це зверне увагу Адміністрація підприємства. Отже, зацікавиться:

- А що це там за рухи?

- А це ми тут трошки витворюємо.

-А давайте спробуємо разом.

Скільки часу займе вся ця нехитра 4-х етапна процедура - точно ніхто не скаже. Це можуть бути місяці, а може й кілька років. Але що можна сказати точно, так це те, що ваша діяльність:

була порожньою, т.к. ви, майже самостійно, створили Систему, чим гарантували виживання підприємства та своє виживання у ньому;

неспроможна залишитися непоміченою, т.к. такий обсяг гучних та помітних рухів, які ви здійснили, створюючи це все, зробить вас у підприємстві досить помітною особистістю. І скажіть, що це вам погано!

Досвід, який ви набули у процесі побудови Системи у жорстких умовах, стає просто безцінним.